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浅析现代中小企业的行政管理工作——以苏州××投资顾问有限公司为例
时间:2019-12-20 11:24:14    来源:hdmzk.com    浏览次数:    杂志江苏快3计划人工    我来说两句()

周云霞  苏州经贸职业技术学院  江苏苏州  215000

 

随着历史的变迁,行政管理的范围逐渐扩大,包括经济建设、文化教育、城市建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等诸多方面。现代行政管理多应用系统工程思想和方法,以减少人力、物力、财力和时间的支出和浪费,提高行政管理的效能和效率。本论文以苏州××投资顾问有限公司为例,对企业的行政管理工作进行了深入研究,并以当今我国的经济形势为大环境,分析现今中小企业行政管理制度的现状,发现其存在的问题,并从企业角度及员工角度提出一些优化方案。

关键词企业行政管理问题优化策略

中图分类号:F272.9    文献标识码:A    文章编号:1673-5889(2019)31-0000-02

 

一、行政管理含义

行政管理( public administration)是运用对社会事务的一种管理活动。也可以泛指一切企业、事业单位的行政事务管理工作。行政管理系统是一类。它是的一个重要分系统。

行政管理最广义的定义是指一切社会组织、团体对有关事务的治理、管理和执行的社会活动。同时也指国家政治目标的执行,包括立法、行政、司法等。狭义的定义指国家行政机关对社会的管理,又称为

具体讲,行政管理的对象主要包括经济建设、文化教育、市政建设、社会秩序、公共卫生、环境保护等各个方面。企业内部组织结构最重要的两个方面是企业决策层和业务执行层,政策决策层是理论家,执行者是实践者,行政管理部门位于两个阶级之间并发挥着作用。

 

二、行政管理工作的作用

行政管理和企业的发展之间有着密切的关联,它主要存在于企业管理中。良好的行政管理是企业发展的重要保证,企业能否和谐、有序、健康的发展,行政管理起着次关键性作用。企业的发展不可避免地会受到政治环境等因素的影响。行政管理的首要工作是营造和谐而有利的外部环境。另外,企业行政管理的次要工作则是优化员工的观念,了解员工的真实想法,并加以正确引导,为企业创造良好的内部环境。企业行政管理作用主要包括以下几点:

(一)在管理水平上的补助作用

在企业管理中,行政是一项重要的补充措施,其主要内容反映在企业决策系统的制定和实施上。在创立企业管理制度时,行政管理可以把现状和问题结合起来,为战略性决策的立案提供建设性的意见。行政管理在企业管理中起着的极大协助作用,能够快速准确地帮助企业做出科学合理的管理决策,促进管理工作的长久发展。

(二)协调平衡作用

为了实现一个企业的和谐经营状态,我们就必须相互合作,内部团结一致,这样才能使企业更好的发展,推动企业协调合作机制的形成。在实践工作中,行政部门能随机应变,调整有序,发挥出更大的作用。一般来说,他们都是企业的行政官,协调作用主要体现在下面几个方面:一是协调公司内部各部门的关系,上级命令如何高效传达、下级意见如何有效反映、同级部门之间如何更好配合、如何防止企业利润分配不均、如何协调不同部门之间工作上各式矛盾等;其次,是协调企业与社会其他企业、社会机构和政府部门的非业务关系等。

(三)服务功能

企业在发展过程中,各部门都有各自的功能,行政部门主要的职责就是为企业提供服务。在企业成长的过程中,行政管理为企业提供支持服务的重要性日益凸显。

 

三、现代中小企业行政管理工作分析——以苏州××投资顾问有限公司为例

(一)苏州××投资顾问有限公司行政管理工作的主要内容

1.组织活动:公司江苏快3计划人工建设、公司内外部各种公共关系、宣传活动、游行等活动的组织及宣传安排等;公司各项会议安排和服务工作。

2.产品管理:负责本公司办公用品、低价格消耗性产品检查和办公设备的采购、登记和管理;制定办公用品计划,主任批准;每个月进行分配、分配、保管,制定完全的登记制度付账。

3.环境卫生管理:负责公司和现场指导部门的业务秩序及环境卫生的监督和管理工作。

4.安全防卫管理:负责公司的安全防卫。制订安全防火制度,负责公司的防火、防范等安全防护工作。节日打扫,做警备工作。

5.办理执照年检:负责公司营业执照年检,进行组织代码年检。

6.设备管理:现场指导部的配套设备(发电机、锅炉)管理、设备修理。

7.其他业务:负责公司电话费、房产费的支付,保证公司必须的饮用水供应充足,并处理公司与客户之间的事务;完成领导暂时交给的任务。

(二)该企业行政管理工作的主要问题

作为一个已在苏州深耕十余年的房地产企业, 该企业当前行政管理部门整体上员工分工明确、各司其职、上下级关系明确、员工集体意识较强等,行政机构运转稳健。但是,公司运营中本岗位仍然存在一些问题,具体如下:

1.行政管理制度存在漏洞

公司内部行政管理制度虽然已经形成体系化,但仍然有些问题,比如岗位设置不够合理、人员安排不够灵活、分工不均等。××行政部约有10多名员工,但是由于每个人负责的版块不同,每个板块工作内容及强度不同,就会造成员工忙碌度不同,分工不均。众所周知在行政部门工作看起来简单,做起来繁杂。在经济发展过程中,很多中小企业对行政部门不断改革,也需要不断完善行政管理制度。

2.行政管理人员常常脱离各个部门的实际情况 

一些企业的管理人员不熟悉企业的情况,在业务中,容易形成偏差,这就会导致管理上不协调。因此,拟订的计划,既不能因地制宜,也完全不能行得通,当事情不顺利时,又会导致其他员工怨恨。工作中,这种情绪也会表现出来,企业行政管理人员中间也会出现这种倾向。情绪可能妨碍其他部门,或者对某一部门有负面影响。这样一来,部门与部门之间的隔阂就会越拉越大,以至于进入恶性循环。企业行政管理部门对企业业务的了解越来越少,导致业务发展方向脱离实际,脱离时间越久,出现的问题就越严重,就会得到别的部门的排斥,就更没有机会了解其他部门。

3.行政管理人员素质参差不齐 

××行政部数名员工年龄跨越较大,20-40都有,人员素质也是参差不齐,部分员工工作作风懒散,迟到早退是常有的事情,这些虽然是企业管理人性化的一个表现,但也给了一些缺乏积极工作员工偷懒的机会;另外,工作时间上网做其它非工作范围的事情,致使工作效率低下,影响其它部门工作等。

 

四、改进本公司行政管理工作的优化策略

员工是企业人力资源的基础,一个企业的发展需要一支有主见、知识面宽泛、效率高的管理团队和一支高素质、高战斗力的员工团队。针对公司现状及存在的问题,只要从以下几个方面提出了几点优化策略:

(一)公司方面优化策略

1.健全行政管理制度

为了提高企业行政管理的效率性,行政管理部门应当建立一个更加适应企业发展的管理制度。创造和各个部门全面接触的机会,维系和促进各部门之间的感情。首先,要了解各部门在公司的作用和员工的工作情况。其次,优化企业的管理职能,并且从职位和工作的角度,站在不同的角度考虑问题,提出策略,起到承上启下的作用,每个人共同努力解决各部门的问题,帮助企业解决问题。企业行政管理制度的构筑要符合时代的发展特征,尽快调整管理模式。

2.选择合适的行政管理模式

行政管理模式是指以相对固定的程序、方法和风格管理组织行政事务的模式。稳定高效的行政管理模式对组织发展具有重要意义。这不仅可以避免风险,而且可以促进组织的改进。但是,随着客观环境和行政事务的变化,行政管理模式也必须创新。否则,传统的管理模式就会遇到很大障碍。从某种意义上说,行政管理模式的形成、变革、稳定与效率与领导理念有着直接而密切的关系。只有在现有的基础上,结合时代大环境与本企业自身的境况,从过去的成功经验中学习,结合实际加以创新,创造出一套更符合自己的行政管理模式,使得各部门协调发展,并促进管理职位工作,以达到提高企业形象的效果。

3.加强企业行政管理人员培训

好的行政管理工作人员,不仅要善于想领导之所想,想领导之未想,还要有一定的发现问题、分析问题、总结问题的能力,能积极主动地去审视和观察工作状况,研究思考,提出新观点,努力增强工作的主动性,要善于把领导意图、员工思想与相结合,努力突破工作中固有思维模式和习惯做法,用创新观念解决问题,掌握做好工作的主动权,增强工作的计划性及科学性。因此,企业要对行政管理人员经常进行各类提升管理水平的培训等,同时加强江苏快3计划人工建设,注意培养员工的责任心和事业感,提高员工的职业素养。

(二)员工方面优化策略

1.联系实际开展工作

行政管理工作要处理各种事务,帮领导起草文稿、上传下达,与各方、接待服务,督办落实各项规章制度等,需要相关人员的要有丰富的知识面,并有一定的深度。高涨的热情和永不言败的工作态度,是一个公司稳步发展的必要前提,每个员工都必须秉承实事求是、勤奋向上,坚持以企业利益优先为原则,坚决反对形式主义。只有深入了解自己的工作岗位工作职能,在工作过程中要坚持多向领导、同事学习,拓展更广的知识领域、不断更新自己的知识结构,提升综合能力,才能更好的联系实际,开展工作。

2.不断学习,提升自身修养

行政管理工作者,上接领导,下联员工,对其智商和情商都提出了比较高的要求。因此,自身只有不断学习,树立”理念,才能不断提高自身素质,才能增强服务水平。了解国际的大环境、国家的政策、单位的性质、行业的特征、领导的个人特色等等,从中获取各种信息,武装和保持清醒头脑,都可以用以指导工作,这样才能在实际工作中把握正确的方向。另外,还要不断加强业务学习,只有练好基本功,成为业务通,才能不断提高胜任本职岗位的能力。
3.加强团队合作

行政管理工作综合性强,需要上知天文下知地理,而任何个人的能力和智慧都是有限的,因此工作人员之间要有很强的集体精神,同时要通过团队合作才能更好地完成工作。为了更好地发展事业,要重视员工的团队精神,博采众长,竭尽全力加强团队建设,让员工在工作中更好地配合,促进工作完成。

 

五、总结

综上所述,对于现代企业的发展而言,切实做好行政管理工作是至关重要的。除了企业需要健全行政管理制度,创新企业行政管理模式,加强员工培训等,还要员工能不断学习,提高自身修养、重视团队合作,理论联系实际等,更好的推进企业行政管理工作。

 

参考文献:

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[2]冯瑶(导师:刘鑫) .我国高校行政管理存在的问题及对策研究[D].吉林财经大学博士论文,2018.

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[4]杨志强,于立彪,赵奕磊,孙瑞丰.论提高基层行政管理效率的基本途径[J].科技创新与应用,2012(05).

[5]朱经纬.如何做好办公室行政管理工作[J].经营管理者,2016(03).

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